En una exposición se producirá un contacto “cara a cara” con los clientes, que debe ser lo más efectivo posible. Por eso, para atender el stand y resolver las inquietudes que surjan, se necesita personal capacitado. ¿Cuándo es conveniente que haya promotoras, y cuándo vendedores?

En muchas exposiciones hay jóvenes y bonitas promotoras, enfundadas en uniformes breves y llamativos, que captan la mirada de los asistentes mientras reparten folletos o merchandising de la empresa. Pero, dado que en una muestra se concentra una artillería de recursos de marketing empresario, cabe preguntarse si –más allá de la gratificación visual– la labor de las promotoras es realmente efectiva.

Se sabe que en una exposición hay entre tres y cinco segundos para captar la atención de un visitante: el tiempo que éste tarda en pasar por adelante del stand.

No tenemos media hora para convencer a un cliente, como sí puede ocurrir en una oficina. En poco tiempo hay que capturar el interés del visitante, averiguar si es calificado, tomarle los datos y evaluar lo que necesita. Entonces, de la capacidad que tenga quien atiende el stand para captar interesados y saber explicar con claridad los productos o servicios que ofrece la empresa, puede depender el éxito de su participación en la exhibición.

Con la experiencia adquirida luego de 25 años en la organización de exposiciones, creemos que para definir quién debe atender el stand, lo fundamental es tener muy claro cuál es el objetivo con el que la empresa va a participar del evento.

Cuándo la promotora

En los eventos donde el objetivo es posicionar una imagen de marca de la empresa, producto o servicio, las promotoras cumplen una función inestimable. Son un “primer gancho”, es decir, una herramienta para llamar la atención de quienes transitan por los pasillos, y atraer con una sonrisa. Pueden captar su interés, entregar folletos u otro material informativo, y resolver las primeras consultas.

Dado que de alguna forma representan la imagen de la empresa, es muy importante pensar qué vestimenta, accesorios y maquillaje van a utilizar durante la muestra. Nada debe quedar librado al azar: hay que pensar si vestirán los colores corporativos, cómo deben ir peinadas, etc.

Aunque las promotoras resulten inestimables para captar la atención de potenciales clientes y difundir la imagen de la compañía, no es conveniente que estén solas en el stand: siempre debe haber alguien que maneje información sobre la empresa, sus productos y servicios.

En eventos abiertos al público en general, donde el objetivo es vender, se puede pensar en la presencia conjunta de promotoras y vendedores: las primeras pueden funcionar como atracción y “filtro”, de modo que los vendedores dediquen su tiempo a las personas realmente interesadas en el producto.

Cuándo el vendedor

En una exposición profesional, a la que solo acceden los visitantes calificados, los asistentes ya conocen la temática y se acercarán a la empresa por un genuino interés comercial o técnico. Entonces, tiene sentido pensar en tener vendedores al frente del stand, para que puedan resolver las consultas de potenciales clientes.

Entre las personas con mayor aptitud para estar al frente del stand se encuentran los vendedores, con conocimiento de clientes y productos; el nivel gerencial de la firma, que además cuenta con mayor capacidad de decisión; y los desarrolladores de productos, que saben descubrir y captar las necesidades del mercado.

Los vendedores deben estar capacitados para informar, transmitir argumentos de venta y cerrar operaciones, si es necesario. Por eso se recomienda llevar al stand a gente con experiencia en el uso de técnicas eficaces para derribar objeciones.

Como se ve, no se trata de "vendedores vs. promotoras". Ambos cumplen una función diferente dentro de la estrategia de marketing de la empresa, y deben trabajar juntos como equipo para lograr las metas propuestas en una exposición.

Por otro lado, es importante que la empresa pueda transmitir al conjunto de su personal las ventajas de participar en la exposición, de una manera que los involucre a todos.