La administración del tiempo es, hoy, una de los temas claves del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:

“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres  escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.

Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.

El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”.

“El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida.

Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del mundo. Y no sólo en el terreno laboral. No se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el tiempo, por lo común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea”.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor.

Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir, organizarnos inteligentemente.

Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:

1) El tiempo es el único bien real que tenemos.

2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.

Porque el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo que debemos aprovechar.

Por lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

La administración del tiempo y la velocidad

La primera cuestión en torno a la administración del tiempo, es el concepto de velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas “a los apurones”.

La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años, con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra Alicia en el país de las maravillas, cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto, pero si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces más rápido”.

Ninguna definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.

Método para manejar el tiempo adecuadamente

1) Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

2) Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo  suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’. 

3) Agendar: Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4) Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

Prevenir no sólo es mejor que curar, sino que también es ganar tiempo

Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa. Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

No confunda buena administración del tiempo con apuro

El apuro, aunque parezca lo contrario,  no es muy práctico. “Voy despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.

Aun así, este el aspecto menos importante de “vivir apurado”. La consecuencia más dramática es el daño a la salud.

Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”. Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.

Escribir es un excelente recurso para organizar mejor el tiempo

Un buen método para la buena administración del tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una. Este es el método preferido del empresario y escritor Mark McCormack: “He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido. El resultado final es que cuando dejo de trabajar, también dejo el stress relacionado con el trabajo”. 

Divide y vencerás

Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia.

Los ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte. “Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para funcionar al máximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el agujero anterior, que lo llevó a perder un golpe simple. Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero, o una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point. Si vivimos cada día como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Esta fue la política que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo Sur: “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla básica: cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.

Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

La regla más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.

Divide y vencerás... con color

Una forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios colores, o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen prioridades y niveles de importancia.