La mejor reunión es la que nunca fue convocada.

¿Usted se siente agobiado por tantas reuniones de trabajo? ¿Sabe que sería más productivo sin ellas? ¿Acostumbra pasar de una reunión a otra y llegar al final del día con la sensación de que no hizo nada? Entonces usted necesita descubrir que es posible vivir con pocas reuniones, y no me refiero a mejores reuniones, sino a la posibilidad de eliminar por completo las reuniones inútiles en su organización. 

Las reuniones son fallas de la naturaleza.

¿Es imposible arreglar algo que nunca funcionó? El problema es que acabar con el hábito de agendar personas en salas no es fácil. A los gerentes y profesionales les gusta mucho asistir a éstas, porque se sienten importantes y con el control de la situación.

Los colegas se preocupan en asistir a las reuniones porque tienen la esperanza de que serán tratados temas e informaciones útiles. Con la valorización de las estructuras matriciales, del trabajo en equipo y de la gestión participativa, parece ser imposible trabajar sin reuniones. Pero ¿cómo hacer para sobrevivir sin éstas? 

Trabajar con pocas reuniones

El primer paso para acabar con las reuniones es convencerse de la inutilidad de éstas. Para tal efecto, considere lo siguiente:

• Las estadísticas indican que las personas pasan más de la mitad del día en reuniones.
• Las mismas difícilmente son bien administradas.
• Se estima que más del 45% del tiempo ocupado es improductivo.
• Las reuniones acostumbran a ser dominadas por juegos de poder y por el deseo de las personas de figurar. El momento en que usted verá más exhibiciones de inmadurez es durante una reunión de trabajo.
• Cuando una reunión se lleva a cabo, el resto para.

Es posible señalar que las ventas no se cierran en reuniones internas, y los trabajadores de la construcción no levantan murallas en reuniones. 

Valorizando el liderazgo

La mejor forma de crear empresas que no requieran del hábito de las reuniones, es reforzando la importancia del liderazgo. Encuentros de trabajo en reuniones pueden ser sustituidos por comunicación individualizada, delegación de tareas y coaching. Las jefaturas deben preocuparse en comunicar objetivos individuales, ayudar a cada subordinado a definir sus prioridades y acompañar diariamente lo que es hecho. En otras palabras, deben controlar el rumbo y las acciones de las personas para que no sean necesarias reuniones a toda hora.

Es posible que inicialmente los contactos individuales consuman más tiempo que una reunión. La diferencia es que cuando hay apenas dos personas envueltas, las chances de que la comunicación cumpla su propósito son mayores. Las historias de gerentes exitosos que he conocido indican que ellos ahorran tiempo comunicándose separadamente con los miembros del equipo. Además de eso, mantener conversaciones individuales regulares tiene un efecto benéfico sobre la forma en que usted es visto por los otros, ampliando la responsabilidad personal en la organización y contribuye para que las personas respondan a la orientación más pertinente. Esta técnica es llamada de coaching. 

Huya de las reuniones ajenas

OK, usted es un líder y prefiere tratar los asuntos individualmente. Pero continúa siendo convocado a reuniones de otras áreas. ¿Qué hacer? Presente su contribución con anticipación. Esto lo podrá dispensar del encuentro. Manténgase ocupado y productivo, en otras palabras no sea blanco fácil. Finalmente, dé el ejemplo. Al administrar el trabajo sin reuniones, usted influenciará al resto del equipo. 

Si no se pudo escapar, prepárese

Hay momentos en que dejar de asistir a una reunión es inevitable. Para esas situaciones, van aquí algunos consejos: 

Restrinja los objetivos y el temario:

Reuniones para discutir un montón de cosas suelen terminar sin que nada sea resuelto. Señale por escrito sus objetivos, seleccionando los dos o tres más viables. Defina el abordaje de cada asunto y las preguntas que hará a los participantes. 

Limite la lista de invitados:

No caiga en la tentación de convocar a todos los que podrán verse afectados por el asunto de la reunión. Llame apenas a quien tiene influencia y podrá tomar decisiones sobre el tema. 

Fíjese un límite de tiempo:

Las reuniones deben tener una hora para comenzar y otra para acabar. Piense en el horario marcado para el fin y esfuércese para terminar el encuentro, si es posible, antes. 

Tabla de la reunión:

Prepare los temas que usted va a tratar con otros anticipadamente. Así todos podrán prepararse. Mientras menos planificada la reunión, mayor la posibilidad de que ésta se salga de su foco. 

Inicie a la hora:

La mejor forma de establecer su autoridad en la reunión es iniciarla a la hora. 

¿Terminó? Salga de la sala:

Esta es la mejor señal que usted puede dar de que su tiempo y su equipo valen mucho. Si no fue todo resuelto, no extienda la reunión para poder “salvarla”. Sea cual fuere la dinámica que le impidió llegar a los objetivos, ésta estará presente aún en la sala.

Finalmente, recuerde que la mejor forma de tomar decisiones es en reuniones de cuatro personas, tres de las cuales estén ausentes.